I software gestionali ti aiutano a gestire meglio le risorse aziendali, rendono tutto più efficiente e semplificano le noiose faccende quotidiane. In questo articolo daremo un’occhiata ai 5 software gestionali più interessanti (E GRATUITI!), mostrandoti come possono dare una marcia in più alla tua azienda con esempi pratici che abbiamo applicato qui in OverPress Media.
Cosa sono i software gestionali?
Un software gestionale, se ben configurato, può integrare e rendere facilmente consultabili tutti i processi aziendali come contabilità, risorse umane, gestione dell’inventario, vendite, task, produzione e tanto altro. Questi sistemi sono fatti apposta per aiutare le aziende a gestire e automatizzare le attività quotidiane, riducendo gli errori manuali, migliorando l’efficienza e permettendo una gestione delle risorse molto più smart.
- Integrazione: uno dei super poteri dei software gestionali è la capacità di mettere insieme diversi processi aziendali in un unico sistema. Questo ti dà una visione completa e in tempo reale delle operazioni aziendali.
- Automazione: questi software tolgono di mezzo tante attività ripetitive, come la gestione delle fatture, il monitoraggio dell’inventario o il servizio clienti. Meno errori e più tempo per il personale per concentrarsi su attività più strategiche.
- Analisi e reportistica: offrono strumenti potentissimi di analisi e reportistica, così le aziende possono monitorare le prestazioni, individuare trend e prendere decisioni basate su dati concreti.
- Scalabilità: sono super flessibili! Possono essere adattati alle esigenze di aziende di tutte le dimensioni, dalle piccole startup alle grandi multinazionali. Inoltre, molti di questi software offrono moduli aggiuntivi che possono essere integrati man mano che l’azienda cresce.
- Accessibilità: con il boom delle soluzioni cloud, i software gestionali sono accessibili da qualsiasi luogo e dispositivo, permettendo una gestione remota delle operazioni aziendali.
Vantaggi di usare un software gestionale in azienda
L’adozione di un software gestionale può trasformare radicalmente la gestione operativa di un’azienda, portando numerosi vantaggi specifici che vanno oltre le semplici funzioni di automazione. Utilizzare un software di gestione aziendale non solo migliora l’efficienza, ma offre anche una serie di benefici strategici e operativi, ad esempio:
- Aumento produttività: automatizzando le attività ripetitive e manuali, un software gestionale libera tempo prezioso per i dipendenti, permettendo loro di concentrarsi su compiti a maggiore valore aggiunto. Questo non solo aumenta la produttività complessiva, ma migliora anche la motivazione del personale, che può dedicarsi a compiti più stimolanti.
- Maggiore quantità di dati: i software gestionali offrono potenti strumenti di analisi e reportistica, che permettono di trasformare i dati grezzi in informazioni utili.
- Migliore controllo del team: i software gestionali possono svolgere un ruolo chiave nel migliorare la comunicazione e la collaborazione tra i diversi team, centralizzando le informazioni e rendendole più immediate e fluide.
I 5 migliori software gestionali
Organizzare il lavoro può diventare un incubo se non si utilizzano gli strumenti giusti, soprattutto se si gestisce un team da remoto. Per fortuna abbiamo a disposizione una serie di software gestionali che rendono l’organizzazione del lavoro e dei progetti un gioco da ragazzi.
Adesso andremo a scoprire e ad analizzare i 5 migliori software gestionali gratuiti (secondo noi 😊).
Notion
Notion è come un coltellino svizzero per la produttività. Immagina di avere un unico strumento che combina note, task management, database, fogli Excel (con formule), calendari e molto altro ancora. Questo è Notion. La sua forza sta nella versatilità e nella capacità di personalizzare praticamente qualsiasi cosa.
Perché Notion è fantastico?
Notion ti permette di creare pagine e riempirle con diversi blocchi di contenuto, come testo, immagini, tabelle, checklist e persino codici incorporati. Puoi partire da zero o utilizzare uno dei tanti template disponibili, che coprono tutto, dalla gestione dei progetti alla pianificazione personale. Ogni pagina può essere progettata per soddisfare le tue specifiche esigenze, rendendolo uno strumento incredibilmente flessibile.
Una delle funzionalità più apprezzate di Notion è la possibilità di creare database relazionali. Questo significa che puoi collegare diverse tabelle tra loro per ottenere una visione d’insieme dei tuoi dati. Ad esempio, puoi collegare un database di clienti a uno di progetti, permettendoti di vedere quali clienti sono associati a quali progetti con un semplice clic.
La collaborazione è un altro punto forte di Notion. Puoi condividere le tue pagine con il tuo team, lavorare insieme in tempo reale e lasciare commenti direttamente sui contenuti. È come un mix perfetto tra Google Docs e un task manager avanzato.
Come utilizziamo Notion?
In agenzia Notion è il nostro supereroe per tenere tutto in ordine! Lo utilizziamo per distribuire i task, segnarci gli appuntamenti sul calendario, tenere appuntati asset aziendali, dati e note importanti. Ogni cliente ha la propria cartella con all’interno piani editoriali e contenuti da sviluppare.
ATTENZIONE: Se state pensando di integrare Notion come gestionale aziendale interno, possiamo aiutarvi a configurarlo al meglio, progettando la struttura ideale per le vostre esigenze. Prenotate una call cliccando sul pulsante qui sotto.
Tutti i membri del team hanno la propria “base operativa” dove possono vedere i propri task e lo stato di avanzamento, un po’ come avere un planner digitale sempre aggiornato, avere una Wiki-page sempre consultabile, brand asset pronti da scaricare e molto altro. Insomma, Notion è il nostro centro di comando e lo sfruttiamo a 360 gradi!
ClickUp
È una delle principali alternative a Notion. È un software gestionale noto per la sua interfaccia user-friendly e la sua capacità di essere altamente personalizzabile.
Perché sceglierlo?
ClickUp ti permette di visualizzare il tuo lavoro in diversi modi: puoi utilizzare viste a lista per i task, board in stile Kanban, calendari e persino diagrammi di Gantt per i progetti più complessi. Questo rende ClickUp adatto per la gestione di qualsiasi progetto.
La gestione dei compiti in ClickUp è estremamente dettagliata. Puoi creare subtasks, checklist e assegnare task a più membri del team. Ogni task può essere dotato di etichette, date di scadenza, priorità e molto altro, permettendoti di tenere traccia di ogni dettaglio.
Un’altra caratteristica che fa brillare ClickUp è il time tracking integrato. Puoi monitorare il tempo che tu e il tuo team dedicate a ciascuna attività direttamente dal sito. Questo è particolarmente utile per i freelance o per chiunque debba tenere traccia del tempo per la fatturazione.
Le automazioni sono il tocco finale. ClickUp ti permette di impostare automazioni che eseguono azioni ripetitive al posto tuo, risparmiando tempo e riducendo il rischio di errori.
Airtable
Airtable è dove la semplicità di un foglio di calcolo incontra la potenza di un database relazionale. È lo strumento ideale per chi ha bisogno di una gestione dati sofisticata senza la complessità di un vero e proprio database.
Cosa rende Airtable così speciale?
La magia di Airtable risiede nella sua capacità di organizzare i dati in modo visuale e intuitivo. Puoi creare tabelle che possono essere visualizzate come grid, board Kanban, calendari o diagrammi di Gantt. Questo ti permette di vedere i tuoi dati esattamente come vuoi.
Airtable offre una vasta gamma di integrazioni con oltre 1.000 app, il che significa che puoi collegare praticamente qualsiasi strumento che utilizzi nel tuo workflow. Puoi anche impostare automazioni che eseguono azioni in base a trigger specifici, rendendo il tuo lavoro ancora più efficiente.
I template preimpostati sono un grande aiuto per iniziare. Puoi scegliere tra template per la gestione dei progetti, CRM, pianificazione di eventi e molto altro. Questo ti permette di partire subito, senza dover costruire tutto da zero.
La collaborazione è fluida e semplice. Puoi condividere i tuoi database con il team, lavorare insieme in tempo reale e lasciare commenti direttamente sulle righe del database. È come Google Sheets sotto steroidi!
Microsoft Loop
Microsoft Loop è una delle novità più fresche nel panorama dei software gestionali. Pensato per migliorare la collaborazione, è perfetto per chi lavora in team e ha bisogno di un luogo centrale dove condividere idee e contenuti.
Cosa offre Microsoft Loop?
La caratteristica distintiva di Loop sono i componenti fluidi. Questi componenti possono essere incorporati e modificati direttamente nelle applicazioni di Microsoft 365 come Outlook e Teams. Ad esempio, puoi creare una tabella in Loop e modificarla direttamente da un’e-mail in Outlook. Questa integrazione profonda rende la collaborazione più dinamica e meno frammentata.
Loop ti permette di organizzare i tuoi progetti e le tue idee in spazi di lavoro condivisi. Puoi creare pagine per diversi argomenti o progetti e invitare i membri del team a collaborare. Ogni membro del team può vedere e modificare i contenuti in tempo reale, assicurandosi che tutti siano sempre aggiornati.
La sincronizzazione continua dei dati è un altro grande vantaggio. Non importa dove tu stia lavorando o con quale dispositivo, i dati saranno sempre aggiornati e sincronizzati tra tutti i membri del team.
Per chi è già immerso nell’ecosistema Microsoft, Loop è una scelta naturale. Funziona perfettamente con strumenti come Word, Excel e PowerPoint, rendendo la transizione e l’integrazione nel tuo workflow esistente semplici e senza problemi.
Trello
Trello è un classico quando si parla di software di gestione dei progetti. È noto per la sua semplicità e la sua interfaccia intuitiva basata su schede che lo rende accessibile a tutti, dai principianti ai professionisti.
Cosa rende Trello un’ottima scelta?
Trello utilizza un sistema di board e card che ti permette di organizzare i tuoi progetti in modo visivo. Ogni progetto è rappresentato da una board, e ogni task da una card. Le card possono essere spostate tra le liste, che rappresentano gli stati di avanzamento del progetto. Questo sistema rende facile vedere a colpo d’occhio cosa è stato fatto, cosa è in corso e cosa deve ancora essere completato.
Una delle caratteristiche più apprezzate di Trello sono i Power-Up. Questi sono strumenti aggiuntivi che estendono le funzionalità di Trello, permettendoti di integrare app come Slack, Google Drive, e molte altre. Questo rende Trello estremamente flessibile e adattabile a qualsiasi flusso di lavoro.
Le card di Trello non sono semplici task. Puoi aggiungere etichette colorate, date di scadenza, checklist e allegati. Puoi anche assegnare le card ai membri del team e lasciare commenti per una comunicazione più fluida.
La collaborazione è al centro di Trello. Puoi invitare i membri del team alle tue board e lavorare insieme in tempo reale. Ogni membro può vedere le modifiche istantaneamente, commentare le card e allegare file, rendendo la gestione del progetto più interattiva e partecipativa.
Conclusione
Adottare un software gestionale è una scelta strategica che può portare numerosi benefici alla tua azienda. La giusta soluzione gestionale può ottimizzare i processi, migliorare la produttività e facilitare la collaborazione tra i team. Scegliendo attentamente il software che meglio si adatta alle tue esigenze, potrai semplificare la gestione aziendale e concentrarti sulla crescita del tuo business. E sai qual è la parte migliore? Questi software offrono piani gratuiti, così puoi iniziare a creare il tuo sistema gestionale senza spendere un centesimo. Prendi la decisione giusta e inizia a sfruttare i vantaggi di un software gestionale, non te ne pentirai 😉 Buon lavoro!
