Cos’è un workflow e perché può diventare essenziale per la tua attività

Nell’ambito della gestione aziendale, il termine “workflow” è diventato fondamentale. Ma che cos’è esattamente un workflow e perché dovresti considerare di implementarlo nella tua attività? Scopriamolo insieme!

Che cos’è un workflow?

Un workflow è una serie di passaggi sequenziali necessari per completare un’attività o un processo. Ogni passaggio nel workflow rappresenta un compito specifico che deve essere completato prima di passare al successivo. Questo sistema è utile per mappare e ottimizzare i processi, rendendo più chiaro il flusso di lavoro e facilitando l’automazione di compiti ripetitivi. Infatti, con gli strumenti digitali a nostra disponibile oggi, possiamo automatizzare alcuni questi workflow limitando l’impegno umano e concentrando di più le risorse aziendali su attività specifiche.

Struttura di un workflow automatizzato

Un workflow automatizzato è composto da vari elementi che si interconnettono per garantire l’efficienza e l’efficacia del processo lavorativo. Vediamo insieme i componenti principali di un workflow automatizzato e come ciascuno contribuisce alla sua struttura.

1. Trigger: il trigger è l’evento che dà inizio al workflow. Può trattarsi di un’azione specifica, come la ricezione di una e-mail, il completamento di un modulo online o l’avvio di un processo di acquisto online da parte di un utente. Questo evento iniziale è fondamentale perché mette in moto l’intero processo automatizzato.
2. Task: questa fase comprende tutte le attività e i compiti che devono essere svolti per raggiungere l’obiettivo del workflow. Questi compiti sono spesso eseguiti in una sequenza specifica e possono includere attività come l’invio di notifiche, l’approvazione di documenti, la raccolta di dati, o qualsiasi altra azione necessaria. La caratteristica distintiva dei workflow automatizzati è che molte di queste attività possono essere completate senza intervento umano, grazie all’uso di software e strumenti di automazione.
3. Decision Points: i punti decisionali sono momenti all’interno del workflow in cui il percorso può variare in base a determinate condizioni. Ad esempio, un workflow di approvazione può deviare verso un percorso diverso se una richiesta viene approvata o respinta. Questi punti sono spesso gestiti attraverso regole di “if/then” che determinano quale azione intraprendere successivamente.
4. Output: l’output rappresenta il risultato finale del workflow, che può essere un documento approvato, un’e-mail inviata, un ordine completato o qualsiasi altro obiettivo del processo. L’automazione assicura che gli output siano generati in modo consistente e accurato, riducendo al minimo gli errori manuali.

Perché conviene creare un workflow per la tua azienda?

• Risparmio di tempo: l’automazione dei workflow elimina la necessità di eseguire manualmente compiti ripetitivi e monotoni, questo garantisce un considerevole risparmio di tempo. Ad esempio, noi in azienda abbiamo integrato un workflow che ci permette di essere notificati su Slack quando un task su Notion viene creato, messo in lavorazione, o terminato. Questo ci ha permesso di eliminare azioni di routine, risparmiare tempo e aumentare la produttività.

• Riduzione dei costi: l’implementazione di workflow automatizzati può portare a significativi risparmi sui costi. Eliminando la necessità di compiti manuali e riducendo gli errori, le aziende possono ridurre i costi operativi e migliorare la produttività.

• Riduzione degli errori: i processi manuali sono soggetti a errori umani, che possono essere costosi e richiedere molto tempo per essere corretti. L’automazione dei workflow riduce al minimo questi errori, garantendo che le attività vengano eseguite con la massima precisione.

• Aumento della soddisfazione del cliente: automatizzare i processi di assistenza e supporto clienti può migliorare significativamente l’esperienza di quest’ultimo. Ad esempio, per uno dei nostri clienti abbiamo configurato una chatbot di inizio flusso che fornisce al nuovo cliente una serie di domande predefinite, così che successivamente, in base alle risposte dell’utente, riesce a indirizzarlo verso l’operatore più competente per quella specifica richiesta. Questo fa sì che ci sia un notevole risparmio di tempo perché l’operatore avrà già tutte le informazioni di routine.

Come creare un workflow

Creare un workflow richiede un approccio strategico preciso per garantire che tutte le attività aziendali siano organizzate e gestite in modo efficiente. È necessario avere una panoramica chiara di tutti i processi aziendali, così da poterli scomporre e infine automatizzarli. Per creare un flusso perfetto è fondamentale seguire questi passaggi:

1. Identifica le attività da automatizzare: analizza le attività ripetitive e meccaniche che possono essere automatizzate. Queste possono includere l’invio di e-mail, la gestione degli ordini, il supporto clienti e molto altro.
2. Documenta il workflow: crea una mappa dettagliata del workflow, elencando ogni attività in ordine sequenziale. Documenta anche le condizioni specifiche in cui ogni attività deve essere eseguita.
3. Configura strumenti di automazione: utilizza strumenti di automazione come Make.com per impostare le regole di automazione. Questi strumenti possono aiutarti a creare i trigger che attivano il workflow.
4. Testa il workflow: prima di implementare il workflow a pieno regime, esegui test per assicurarti che tutte le automazioni funzionino correttamente. Verifica che ogni passaggio venga eseguito come previsto e risolvi eventuali problemi.
5. Crea un diagramma del workflow: utilizza strumenti di visualizzazione (come Miro) per creare un diagramma del workflow automatizzato. Questo aiuta tutti i membri del team a comprendere meglio il flusso di lavoro e a vedere come le attività automatizzate si integrano nel processo complessivo.
6. Implementa e monitora: dopo aver fatto partire il flow, implementalo e monitora i progressi. Effettua regolari verifiche per garantire che il workflow funzioni come previsto e apporta le eventuali modifiche necessarie.

Conclusione

Integrare un workflow nella tua attività non solo ottimizza le operazioni quotidiane, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più efficiente e produttivo. Che si tratti di piccoli processi interni o di complessi progetti aziendali, un workflow ben strutturato può fare la differenza nel raggiungimento dei tuoi obiettivi.