Se sei qui, probabilmente hai bisogno di un gestionale, ma non sai quale scegliere. Oggi ti propongo due alternative fantastiche, Monday e Notion!!! Qual è il migliore? Scopriamolo insieme!
Cos’è Monday e come funziona?
Monday è una piattaforma pensata per semplificare la gestione dei progetti, migliorare la collaborazione tra team e automatizzare i processi. Fondata nel 2014, ha rapidamente conquistato una grossa fetta di utenti grazie alla sua interfaccia intuitiva, facile da usare anche per i neofiti.
Con Monday puoi organizzare i tuoi progetti su bacheche visive personalizzabili, simili a una versione avanzata di una Kanban board. Ogni attività può essere seguita passo per passo, e grazie alle automazioni, puoi dire addio a molte attività ripetitive: notifiche automatiche, assegnazioni di task e promemoria sono gestiti dal sistema, facendoti risparmiare un sacco di tempo.
Funzionalità chiave di Monday
- Bacheche personalizzabili: ogni progetto ha la sua “board”, dove puoi aggiungere task, deadline, priorità e altro. Puoi strutturare la tua bacheca come preferisci, con colonne per tracciare lo stato di avanzamento, i tempi, e anche gli incaricati.
- Template pronti: non hai voglia di costruire il tuo flusso di lavoro da zero? Monday ti salva con una libreria di template per ogni tipo di progetto, dal marketing alla gestione eventi.
- Automazioni: se non ti piace perdere tempo su attività ripetitive (e a chi piace?), Monday ha una libreria di automazioni che fa al caso tuo. Ad esempio, puoi creare dei workflow che assegnano task automaticamente quando un progetto raggiunge una certa fase.
- Interfaccia semplice: anche se hai zero esperienza con strumenti di gestione progetti, Monday è facile da imparare. La dashboard colorata e ben organizzata rende tutto più piacevole e meno noioso (e questo non guasta mai).
- Reportistica dettagliata: Monday offre ottime opzioni di reportistica. Puoi generare report dettagliati per monitorare le performance del team, visualizzare i progressi in grafici o timeline, e avere una visione chiara dello stato di ogni progetto.
- Integrazioni: Monday si integra con più di 50 strumenti esterni, tra cui Slack, Trello, Zoom e Google Calendar, rendendo facile tenere tutto sotto controllo senza cambiare continuamente piattaforma.
Pro e contro di Notion
Ora che abbiamo parlato di Monday, è necessario dare un’occhiata al suo competitor per eccellenza, Notion!
Questo strumento è la quintessenza della flessibilità. Nato come piattaforma per prendere appunti e organizzare knowledge base, Notion è diventato uno degli strumenti più amati per chi cerca un sistema tutto-in-uno per gestire documenti, progetti, e molto altro.
Notion è perfetto per chi ama personalizzare ogni dettaglio. Puoi creare spazi di lavoro che includono to-do list, calendari, Kanban board, database, e molto altro. Tuttavia, questa flessibilità può essere un’arma a doppio taglio: le infinite opzioni potrebbero risultare confuse per i nuovi utenti, ma niente panico, smanettando un po’ entrerete facilmente nel flow di Notion.
Punti di Forza di Notion
- Flessibilità infinita: vuoi un Kanban board? Un calendario? Un database con integrazioni multiple? Notion è incredibilmente adattabile e ti permette di creare qualsiasi tipo di struttura.
- Spazi di lavoro unificati: con Notion, puoi gestire note, documenti, wiki, task e altro ancora, tutto in un unico spazio. Ideale per team che preferiscono centralizzare le informazioni.
- Collaborazione: anche se non è così avanzato come Monday in termini di gestione dei task, Notion ti permette di creare documenti condivisi dove tutti possono contribuire e commentare, perfetto per team di piccole o medie dimensioni.
Debolezze di Notion
- Meno adatto per progetti complessi: se gestisci progetti di grandi dimensioni con scadenze strette, Notion potrebbe non essere la scelta migliore. Mancano alcune funzionalità avanzate di project management che trovi invece in Monday.
- Facilità d’uso: sebbene sia incredibilmente potente, Notion può essere difficile da padroneggiare all’inizio. L’abbondanza di opzioni può risultare opprimente, soprattutto se non hai mai usato uno strumento simile.
Monday vs Notion: funzionalità a confronto
Quando si tratta di gestione dei progetti, Monday e Notion si comportano in maniera esemplare… ma con approcci completamente diversi! Vediamo più nel dettaglio cosa offrono.
Project management
Monday è progettato per semplificare la gestione dei task, mantenendo tutto sotto controllo con automazioni che riducono il lavoro manuale. Immagina di avere una lista di cose da fare e che Monday assegni automaticamente i task ai membri del team, invii promemoria e faccia follow-up in automatico… tutto senza che tu debba muovere un dito!
Notion, invece, è un po’ più flessibile, ma meno strutturato per il project management avanzato. È perfetto per chi ama costruirsi un flusso di lavoro su misura, ma mancano alcune delle automazioni “intelligenti” di Monday. Quindi, se vuoi un approccio visivo e automatizzato, Monday è la scelta giusta. Notion è più adatto se preferisci avere controllo completo su ogni dettaglio.
In sintesi:
- Monday.com è fatto per il team che vuole visualizzazioni immediate, automazioni senza sforzo, e una gestione task fluida.
- Notion offre più flessibilità, ma richiede un po’ più di pazienza per creare il tuo sistema di gestione.
Visualizzazione dashboard
Hai bisogno di vedere i progressi del progetto in tempo reale? Nessun problema: Monday ti offre dashboard visive super colorate che mostrano chi sta facendo cosa, quali task sono in ritardo e chi ha bisogno di una spinta (o una tazza di caffè).
Con Notion, puoi creare dashboard personalizzate, ma richiedono un po’ di configurazione. L’approccio di Notion è più testuale e meno visivo. Certo, puoi costruire delle visualizzazioni con tool come il Kanban board o i calendari, ma Monday ha quel tocco visivo in più che facilita il monitoraggio dei progetti complessi.
Collaborazione e comunicazione
Quando si lavora in team, la comunicazione è tutto! E qui, sia Monday che Notion offrono modi per facilitare la collaborazione, anche se in modo diverso.
Strumenti di collaborazione in Monday
Con Monday.com, la collaborazione avviene in tempo reale e con estrema fluidità. Puoi assegnare task a più membri del team, commentare su ogni attività e ricevere notifiche in tempo reale quando ci sono aggiornamenti. Non solo: le integrazioni con Slack, Zoom e altri tool rendono la comunicazione tra colleghi un gioco da ragazzi. È come avere una chat room sempre aperta, ma organizzata meglio. Perfetto per team numerosi che devono mantenere una comunicazione costante senza perdersi nulla.
Un altro punto forte di Monday è la sua capacità di tenere traccia dei progressi individuali e collettivi, migliorando la trasparenza. Il tutto in un’interfaccia che ti fa capire immediatamente cosa sta succedendo, anche senza aprire ogni singola task.
Collaborazione in Notion
Notion, dal canto suo, è più adatto per chi vuole creare documenti e spazi di lavoro condivisi dove tutti possono contribuire. È come avere uno spazio collaborativo in cui ognuno può aggiungere note, commenti e task. Perfetto per team che lavorano su documentazione, brainstorming o idee creative.
Tuttavia, quando si tratta di gestione in tempo reale dei progetti, Monday è più avanzato. In Notion, la collaborazione è più documentale che operativa, quindi, entrambi possono fare al caso tuo, ma dipende dalle tue esigenze!
Integrazioni e automazioni
Non importa quanto sia figo uno strumento, se non si integra con gli altri software che usi, non va lontano. Fortunatamente non è questo il caso, perché come vi ho anticipato sia Monday che Notion sono campioni di integrazioni, ma lo fanno in modo diverso.
Monday offre una serie di integrazioni che ti faranno venire gli occhi a cuoricino: puoi connetterti a Slack, Google Drive, Zoom, Outlook, Dropbox, e chi più ne ha più ne metta! In più, l’automazione è talmente semplice che ti basterà qualche click per far girare il tutto in automatico. Vuoi che una notifica venga inviata ogni volta che un task è completato? Facile! Vuoi aggiornare il tuo CRM automaticamente? Detto, fatto.
Notion, purtroppo, non è così user-friendly sul fronte automazioni. Certo, puoi fare delle integrazioni con strumenti esterni (grazie ad API o tramite Make.com), ma è meno immediato rispetto a Monday. Tuttavia, Notion è davvero flessibile per chi vuole costruire integrazioni personalizzate. Insomma, ci vuole un po’ più di manualità, ma se hai dimestichezza con queste cose, puoi ottenere un sistema su misura.
Ci siamo dilungati abbastanza con le parole, quindi, vi lascio due guide complete che vi spiegano nel dettaglio entrambi gli strumenti!
Prezzi
Sia Monday che Notion offrono dei piani gratis che fanno alla grande il loro lavoro, ma se invece desideri dei piani avanzati:
Monday offre dei piani tariffari che vanno da 9 euro al mese, fino ai 19 euro al mese, più una versione Enterprise il cui prezzo varia.
Per quanto riguarda Notion, non ci discostiamo tanto, oltre alla versione gratuita, abbiamo a disposizione la versione Plus, da 9,50 euro al mese, la versione Business, da 14 euro al mese ed infine il piano Enterprise.
Conclusione
Tutto bello, ma in definitiva, quale conviene di più? Indovina… dipende! 😄
Sono due strumenti fantastici, Monday è perfetto se hai un team grande, vuoi automazioni pronte all’uso e tante integrazioni senza sbattimenti. Se hai bisogno di gestire progetti complessi senza perdere la testa, Monday è la scelta giusta.
Notion, invece, è ideale per chi cerca flessibilità e personalizzazione. Se sei un freelancer, un team non troppo grande o ami costruire i tuoi flussi di lavoro creativi, Notion ti dà libertà a basso costo.
Ora che hai tutte le informazioni a disposizione, non ti resta che fare la tua scelta, nel frattempo, buon lavoro! 😉
